Urlaub mit dem Firmenwagen: Darauf ist bei der Privatnutzung zu achten

Viele Mitarbeitende dürfen ihren Dienstwagen auch privat nutzen. Je nach vertraglicher Regelung bedeutet das auch, dass das Firmenauto für die Fahrt in den Urlaub genutzt werden darf. Allerdings gibt es bei Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen einiges zu beachten – von der Frage, wer das Auto fahren darf, über die Regelung zu Tank- und Mautkosten bis hin zur richtigen Versteuerung. Erfahren Sie hier, unter welchen Bedingungen Sie mit einem Dienstfahrzeug in den Urlaub fahren dürfen.

Wann darf ich meinen Firmenwagen für Urlaubsreisen nutzen?

Wenn die Privatnutzung des Dienstwagens generell erlaubt ist, kann man schnell annehmen, dass auch Fahrten in den Urlaub kein Problem sind. Diese Annahme ist oft richtig, aber nicht immer. Ein Blick in den Überlassungsvertrag des Geschäftswagens gibt hier Klarheit: Wenn vertraglich festgehalten ist, dass Privatfahrten ohne Einschränkungen erlaubt sind, können Sie mit dem Firmenwagen auch in den Urlaub fahren.

Im besten Fall beinhaltet der Überlassungsvertrag des Dienstwagens auch Regelungen zu Urlaub und Freizeit. Der Überlassungsvertrag kann beispielsweise regeln, wie oft Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen in den Urlaub fahren dürfen und ob Auslandsfahrten erlaubt sind. Zudem kann per Überlassungsvertrag bereits eindeutig geregelt werden, wer außer den Mitarbeitenden selbst das Firmenauto fahren darf und inwiefern Reisenebenkosten von der Firma übernommen werden.

Welche Einschränkungen gibt es bei Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen?

Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden Firmenautos zur Verfügung stellen, ist es oft sinnvoll, private Urlaubsreisen mit dem Dienstwagen zu beschränken – entsprechend finden sich im Überlassungsvertrag häufig einige Einschränkungen für Dienstwagennutzer: Oft wird es vertraglich verboten, Urlaubsfahrten in Länder außerhalb Europas beziehungsweise der EU vorzunehmen, da es hier teilweise erhebliche Risiken für Fahrer und Fahrzeuge geben kann.

Zudem wird häufig die Anzahl der Urlaubsfahrten oder die Kilometeranzahl begrenzt. Hierbei geht es vor allem um den Werterhalt des Autos und darum, Zusatzkosten möglichst gering zu halten. Bei Leasing-Fahrzeugen können Urlaubsfahrten zu weiter entfernten Zielen auch dazu führen, dass die vertraglich vereinbarten Freikilometer überschritten werden – das verursacht Nachzahlungen.

Muss ich Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen versteuern?

Arbeitnehmer müssen Privatfahrten mit dem Firmenwagen als geldwerten Vorteil versteuern. Das gilt entsprechend auch für Urlaubsfahrten. Wer bei der Steuer die 1-Prozent-Regelung nutzt, versteuert sein Dienstauto pauschal nach Listenpreis und hat bei Urlaubsfahrten keinen zusätzlichen Aufwand. Bei einer Versteuerung per Fahrtenbuch-Methode müssen Dienstwagennutzer den gesamten Urlaub als Privatfahrt eintragen. Bei längeren Urlaubsfahrten können dabei viele Kilometer zusammenkommen, sodass ein hoher geldwerter Vorteil entsteht, der entsprechend hohe Steuerzahlungen nach sich zieht.

Wer darf den Firmenwagen fahren?

Ein weiterer wichtiger Punkt, der vor einer Urlaubsreise mit dem Dienstwagen geklärt werden sollte: Wer darf das Auto lenken? Im Idealfall klärt der Überlassungsvertrag des Dienstwagens eindeutig, wer fahrberechtigt ist und wer nicht. Oft dürfen enge Familienmitglieder den Firmenwagen fahren – dazu gehören in der Regel Ehepartner und Kinder.

Falls Sie für die Urlaubsfahrt ein Fahrtenbuch zur Versteuerung nutzen, sollten Sie eine Benutzungsbewilligung für alle Fahrzeugführer ausstellen lassen und während der Fahrt mitführen, damit es keine Unstimmigkeiten geben kann.

Wer trägt die Kosten für Sprit, Maut und Co.?

Wer für Reisenebenkosten bei privaten Urlaubsfahrten aufkommt, sollte ebenfalls im Überlassungsvertrag festgehalten sein. Viele Mitarbeitende nutzen Tankkarten, über die Benzinkosten abgerechnet werden. Vor dem Urlaub sollte geklärt werden, ob Tankkosten auf privaten Urlaubsreisen mit dieser Tankkarte bezahlt werden dürfen oder nicht. Wenn Sie die Tankkosten für den Dienstwagen selbst übernehmen, können Sie diese steuerlich absetzen – Tankquittungen sollten Sie entsprechend aufheben.

Wenn der Arbeitgeber weitere Reisenebenkosten wie Mautgebühren übernimmt, gilt das als zusätzlicher Arbeitslohn, den Sie entsprechend versteuern müssen.

Worauf muss ich bei Fahrten ins Ausland achten?

Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen Urlaub im Ausland machen möchten, benötigen Sie neben Ihren Ausweispapieren auch eine Auslandsfahrerlaubnis. Diese Erlaubnis muss folgende Angaben beinhalten:

• Marke und Modell des Dienstfahrzeugs
• Fahrzeug-ID-Nummer
• Kennzeichen
• Name und Personaldaten des Mitarbeitenden

Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn der Arbeitgeber beziehungsweise das Fuhrparkmanagement einen europäischen Unfallbericht sowie gegebenenfalls die grüne Versicherungskarte mitgibt.

Vor Fahrten ins Ausland sollten Sie sich generell über mögliche Besonderheiten bei der Fahrzeugausstattung informieren. Beispielsweise ist es in Italien Vorschrift, dass für jeden Fahrzeuginsassen eine Warnweste im Auto bereitliegt.

Unfall mit dem Dienstwagen: Wer zahlt für Schäden?

Wer bei Fahrten mit dem Firmenwagen für Unfallschäden aufkommen muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab – unter anderem davon, wer den Unfall verursacht hat und ob der Fahrer dienstlich oder privat mit dem Fahrzeug unterwegs war. Grundsätzlich zahlt die Kfz-Versicherung des Arbeitgebers die Unfallschäden. Ist der Arbeitnehmer mit dem Firmenauto privat unterwegs, muss er gegebenenfalls eine Selbstbeteiligung leisten, sofern dies vertraglich vereinbart wurde. Vor einer Urlaubsfahrt mit dem Firmenfahrzeug sollten Sie sich entsprechend individuell informieren, was im Falle eines Unfalls gilt.

Urlaub mit dem Firmenauto: So läuft es reibungslos

Für einen reibungslosen Ablauf einer Urlaubsfahrt mit dem Dienstwagen ist vor allem eines wichtig: ein detaillierter Überlassungsvertrag. In diesem Vertrag können alle Vorgaben für private Urlaubsfahrten klar geregelt werden: von Einschränkungen und Verboten über Reisekostenübernahmen bis hin zu Versicherungen und Unfalleventualitäten. Und wenn alles eindeutig geklärt ist, können Sie Ihre Urlaubsreise mit dem Dienstwagen entspannt genießen.